Zlecenie Transportowe Wzor Excel

Spedytor, dyspozytor i kontroling potrzebują jednego miejsca, w którym widzą koszty, wagi i wartości ładunków, a do tego mogą szybko porównać przewoźników. Zlecenie Transportowe Wzor Excel porządkuje proces: od wystawienia zlecenia, przez rozliczenie netto/VAT/brutto, po analizę kosztów miesięcznych. Efekt to mniej błędów i szybsze decyzje kosztowe.

Szablon łączy kartę zlecenia, rejestr historii i analizę kosztów. Automatycznie zlicza wagę i wartość ładunku, nalicza VAT 19% oraz kwotę brutto od stawki transportu, a w rejestrze daje filtry i podsumowania. Dzięki temu każda dostawa ma komplet danych do kontroli marży i porównania przewoźników w skali miesiąca.

• Standaryzacja zlecenia: kontrahenci, punkty operacji, ładunek, warunki.
• Automatyczne sumy wagi i wartości ładunku oraz VAT 19% i brutto.
• Rejestr zleceń z filtrami i zamrożonym nagłówkiem przyspiesza selekcję.
• Podsumowania łącznej wagi, wartości i kosztów w historii.
• Porównanie kosztów przewoźników (ranking na wykresie kolumnowym).
• Struktura kosztów miesięcznych (I–III) z udziałami % na wykresie kołowym.

Szablon Zlecenie Transportowe Wzor Excel składa się z trzech logicznych zakładek i lekkich automatyzacji, które skracają czas pracy i zmniejszają liczbę błędów.

• Zlecenie Transportowe — karta zlecenia: dane kontrahentów (zlecający, przewoźnik, nadawca, odbiorca), punkty operacji (załadunek/rozładunek), ładunek w wierszach pozycji. Sumy wagi liczone formułą po zakresie E22:E25, wartości po G22:G25. Stawka transportu netto z automatycznym VAT 19% i kwotą brutto. Sekcja warunków (Incoterms, terminy płatności) oraz status.
• Historia Zleceń: rejestr z kolumnami m.in. nr zlecenia, data, przewoźnik, suma wagi, suma wartości, koszt brutto, status. Włączone AutoFilter i zamrożenie nagłówka dla szybkiego wyszukiwania, a na dole podsumowania (SUM) wagi, wartości i kosztu. Wykres kolumnowy pokazuje ranking przewoźników wg kosztu.
• Analiza Kosztów: kategorie kosztów z podziałem miesięcznym (I–III), kolumna RAZEM i automatyczny udział % kosztów względem RAZEM. Wykres kołowy wizualizuje strukturę kosztów.

Automatyzacje obejmują: formaty walutowe na € i liczby (kg), kolorystykę statusów, sumy w rejestrze (formuły SUM) oraz udział % kosztów liczony względem RAZEM. Wszystko działa bez makr, więc plik pozostaje lekki i kompatybilny.

1. Otwórz kartę Zlecenie Transportowe i wpisz dane zleceniodawcy, przewoźnika oraz punkty załadunku/rozładunku (daty, adresy, okna czasowe).
2. W sekcji ładunku uzupełnij pozycje (np. palety, kartony): ilość, waga [kg] w E22:E25, wartość [€] w G22:G25. Suma wagi i wartości policzy się automatycznie.
3. Wprowadź stawkę transportu netto [€]. Szablon naliczy VAT 19% i kwotę brutto — zweryfikuj wynik.
4. Uzupełnij warunki (Incoterms, termin płatności, uwagi) i ustaw status (np. Zlecone/W realizacji/Zafakturowane).
5. Zapisz zlecenie do PDF i wyślij przewoźnikowi (Plik → Eksport → PDF) — zachowasz spójny format.
6. Przejdź do Historia Zleceń i dodaj wpis: nr, data, przewoźnik, Suma wagi, Suma wartości, Koszt brutto, status. Podsumowania w dole arkusza zaktualizują się same.
7. Włącz filtry i zamrożony nagłówek, aby szybko porównać kursy i zobaczyć ranking przewoźników na wykresie.
8. W Analiza Kosztów dopisz koszty do kategorii (I–III). Sprawdź kolumnę RAZEM i udział % oraz wykres kołowy.

⚠️ Uwaga: nie nadpisuj pól z formułami (sumy, VAT, brutto). Dbaj o poprawny separator dziesiętny i wspólną walutę (€) — to wpływa na podsumowania.

💡 Wskazówka: użyj Ctrl+Shift+L, aby szybko włączyć/wyłączyć filtry w rejestrze. Dzięki temu wyszukasz kursy po przewoźniku lub zakresie dat w 2–3 kliknięciach.

Excel — kiedy ma przewagę: niski koszt, natychmiastowe wdrożenie, elastyczność dopasowania do procesu, praca offline, szybka analiza liczb. Dla 20–200 zleceń/miesiąc i małego zespołu to zwykle najszybszy start.

Ograniczenia Excela: współpraca równoległa (konflikty plików), brak ról i uprawnień, ręczne śledzenie statusów i dokumentów (CMR, faktury), ograniczona automatyzacja (brak GPS, e-CMR, integracji API), ryzyko błędów przy wielu edycjach.

Alternatywy: arkusze online (lepsza współpraca, ale słabsze makra/offline), dedykowany TMS/ERP (workflows, integracje, SLA, rozliczenia, e-archiwum), BI (np. do przekrojowych raportów kosztów/przewoźników).

Rekomendacja: zacznij od szablonu Zlecenie Transportowe Wzor Excel, gdy budujesz proces lub wolumen to ładunków do ok. 300–500/miesiąc. Jeśli zespół rośnie, wymagasz integracji (ERP/CRM, e-CMR) i ścieżek akceptacji — rozważ TMS. Excel nadal zostaje jako szybkie narzędzie do kontroli kosztów i eksportu danych do analiz.

Błędy, które najczęściej psują dane:

• Nadpisanie formuł (sumy wagi, wartości, VAT/brutto) podczas edycji — znika automatyka i pojawiają się rozjazdy w rejestrze.
• Mieszanie walut (PLN/€) i separatorów (przecinek/kropka) w jednej kolumnie — sumy kosztów i wartości stają się niewiarygodne.
• Niespójne nazwy przewoźników (np. „Trans-XY”, „Trans XY”, „TRANS XY”) — ranking kosztów dzieli te same firmy na kilka pozycji.

Praktyczne porady:

• Chroń formuły (Recenzja → Chroń arkusz) i wyodrębnij pola edytowalne. Wprowadź walidację danych dla waluty € i zakresów wag.
• Używaj tabel (Ctrl+T) w historii: filtry są zawsze włączone, formaty dziedziczą się, a sumy (Wiersz sumy) aktualizują się automatycznie.
• Słowniki i skróty: trzymaj listę przewoźników w jednej kolumnie i wstawiaj listy rozwijane. Szybkie filtrowanie: Ctrl+Shift+L, wstaw datę: Ctrl+;. Mała anegdota: u klienta (flota 30 aut) pojedynczy błąd separatora spowodował odchyłkę 7 800 € w miesięcznym rejestrze — prosta walidacja i blokada formuł wyeliminowały problem od ręki.

Utrzymuj jednolite formaty (kg, €), opisuj statusy i pracuj na jednym źródle prawdy — wtedy raporty (podsumowania, ranking przewoźników, udział % kosztów) pozostaną czytelne i decyzyjne. 📊