Zlecenie Transportowe Wzor Excel

Spedytorzy, sprzedaż i controlling często tracą czas na ręczne liczenie netto, VAT i brutto, przepisywanie wag oraz zbieranie podstawowych KPI. W praktyce oznacza to opóźnienia w potwierdzeniu stawek, błędy w fakturowaniu i brak szybkiego podglądu marży. Zlecenie Transportowe Wzor Excel rozwiązuje ten problem: ujednolica dokument, automatyzuje kalkulacje i od razu buduje mini-raport kosztów. Efekt to krótszy czas przygotowania (oszczędność ok. 15–25 minut na zleceniu) i mniej korekt.

Szablon jest gotowy do druku, a formuły pilnują sum i podatku VAT 19%. Dzięki liście 20 zleceń z filtrem i zamrożonym nagłówkiem zespoły łatwo znajdują dane, a kierownik szybko sprawdza liczbę zleceń, sumę netto i średnią wartość.

• Automatyczne wyliczenie netto, VAT 19% i brutto.
• Sumowanie wagi ładunku z zakresu C19:C21 bez ręcznych kalkulacji.
• Lista 20 zleceń z filtrem i zamrożeniem nagłówka.
• Szybkie KPI: ilość zleceń, suma netto, średnia na zlecenie.
• Standaryzowany, gotowy do druku dokument z podpisami.
• Mniej błędów dzięki formułom i formatom walutowym (€).

Szablon Zlecenie Transportowe Wzor Excel obejmuje trzy zakładki połączone logiką podsumowań i KPI, gotowe do pracy w dziale spedycji oraz controllingu.

• Zlecenie Transportowe – dokument operacyjny: dane klienta, numer zlecenia, trasa (załadunek/rozładunek), ładunek (wagi w C19:C21), pozycje kosztowe, automatyczny VAT 19% i suma brutto, uwagi, podpisy. Wagi i kwoty są formatowane (kg, €), a pola sumujące chronione formułami.
• Lista Zleceń: baza 20 zleceń z datą, trasą, klientem, wartością netto i statusem. Włączony auto filtr i zamrożony nagłówek ułatwiają wyszukiwanie po kliencie, dacie i wartości.
• Zestawienie Kosztów: KPI według kategorii: ilość, suma netto i średnia na zlecenie. Dodatkowo sekcja kosztów dodatkowych oraz łączny przychód.

Automatyzacje wbudowane w plik:

• Dynamiczne daty zlecenia/załadunku/rozładunku: dzisiaj + 2/3 dni.
• Łączna waga: =SUM(C19:C21).
• Suma netto pozycji: =SUM(D26:D29).
• VAT 19%: =D30*0.19; Suma brutto: =D30+D31.
• Zestawienie KPI: B7=SUM(B4:B6), C7=SUM(C4:C6), D7=C7/B7.
• Koszty dodatkowe: C14=SUM(C11:C13); Całkowity przychód: C16=C7+C14.
• Lista zleceń: przykładowe dane + auto filtr i Freeze Panes.

1. Utwórz kopię pliku i wpisz nazwę firmy, prefiks numeracji zleceń oraz walutę € (format liczbowy).
2. W zakładce Zlecenie Transportowe uzupełnij dane klienta, referencję i kontakt.
3. Sprawdź daty: domyślnie ustawione jako dzisiaj + 2/3 dni. W razie potrzeby nadpisz ręcznie.
4. Wprowadź trasę: miejsce załadunku i rozładunku, godziny okien czasowych.
5. Dodaj ładunek: wagi w C19:C21 (kg). Łączna waga zsumuje się automatycznie =SUM(C19:C21).
6. Wprowadź pozycje kosztowe (stawka frachtu, dopłaty) w D26:D29. Suma netto policzy się w D30 =SUM(D26:D29).
7. Uzupełnij koszty dodatkowe (np. ADR, tunel) w C11:C13; C14 zlicza je automatycznie =SUM(C11:C13).
8. Zweryfikuj podsumowanie: VAT 19% w D31 =D30*0.19; brutto w D32 =D30+D31. Kwoty są w €.
9. Dodaj uwagi operacyjne i podpisy. Kliknij Drukuj lub Zapisz jako PDF.
10. Przenieś skrót zlecenia do Lista Zleceń (data, klient, trasa, netto, status). Filtruj po statusie, aby śledzić realizację.
11. W Zestawienie Kosztów sprawdź KPI: ilość zleceń, suma netto, średnia. C16 oblicza łączny przychód =C7+C14.
12. Freeze Panes ustaw w obu listach, aby nagłówki były zawsze widoczne.

⚠️ Uwaga: Stawka VAT 19% jest domyślna. Zweryfikuj wymogi podatkowe transakcji (kraj, reverse charge). W razie innej stawki zaktualizuj formułę.

💡 Wskazówka: Skróty przyspieszają pracę: Ctrl+; wstawia dzisiejszą datę, Alt+W F F szybko zamraża okienka, Ctrl+Shift+$ nadaje format walutowy.

Excel wygrywa szybkością wdrożenia, kosztem (praktycznie zerowy, jeśli masz licencję) i elastycznością. Szablon Zlecenie Transportowe Wzor Excel działa offline, można go łatwo dostosować i łączyć z innymi arkuszami (np. cenniki). Automaty automatycznie liczą netto, VAT 19% i brutto, a lista 20 zleceń z filtrem jest wystarczająca dla małych i średnich zespołów.

Ograniczenia: współpraca wieloosobowa bywa problematyczna (konflikty wersji), brak śledzenia zmian na poziomie audytu, trudniejsza integracja z mapami, eCMR i geofencingiem. Przy wolumenie 100–200+ zleceń/miesiąc Excel może stać się wąskim gardłem.

Alternatywy: Google Sheets (lepsza współpraca w chmurze, ale słabsze makra offline), systemy TMS/SaaS (workflow, automaty ofert, track&trace, eCMR), dodatki ERP (spójność danych, ale mniejsza elastyczność).

Rekomendacja: użyj Excel jako szybki start i standard druku, zwłaszcza gdy potrzebujesz automatu VAT 19% i prostych KPI. Jeśli rośnie liczba zleceń, wymagana jest integracja z GPS/EDI lub rozliczenia flotowe, rozważ TMS; dane z arkusza wyeksportujesz do CSV jako pomost migracyjny.

Błędy do uniknięcia:

• Nadpisywanie formuł w komórkach sumujących (np. D30, D31, D32). Po przypadkowym wpisie liczby znika automatyka VAT 19% i brutto.
• Niespójne jednostki i separator dziesiętny: waga w tonach zamiast kg lub wpis 1,5 vs 1.5. Ustal format kg i region liczb w całym pliku.
• Sortowanie tylko części zakresu. Anegdota: u jednego klienta posortowano kolumnę wartości bez kolumny trasy – trzy ładunki „zniknęły” z widoku. Rozwiązanie: przed sortem zaznacz cały blok lub zamień listę na tabelę.

Porady eksperta:

• Zabezpiecz kluczowe formuły i włącz format walutowy €: Ctrl+1 dla formatów, rozważ też zaokrąglenie VAT: =ROUND(D30*0.19,2) dla spójności z fakturą.
• Zamień listy na tabele (Ctrl+T) – sorty i filtry nie „rozrywają” danych, a sumy aktualizują się dynamicznie. Alt+↓ szybko otwiera filtr.
• Ustal standard numeracji i statusów. Dodaj listy rozwijane (Data Validation) dla statusu i klienta; zablokuj nieedytowalne pola. F4 przydaje się do blokowania odwołań w formułach.

✅ Na koniec: wprowadź krótką checklistę kontroli (daty, waga łączna, D30/D31/D32) i drukuj PDF dopiero po niej. To minimalizuje poprawki i przyspiesza akceptację stawek.